Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w korespondencji mailowej

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych 2016/679 – dalej jako „RODO”, informujemy, iż:

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z siedzibą przy ul. Wołoskiej 137, 02-507 Warszawa, adres e-mail: info@ckikmswia.pl, telefon:22 508 13 12, dalej jako „Administrator”.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych za pomocą komunikacji elektronicznej na adres iodo@ckikmsiwia.pl lub na adres korespondencyjny Administratora.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbędzie się w następujących celach:

1. przyjmowania, rejestrowania i obsługi korespondencji kierowanej do Administratora,
2. udzielania odpowiedzi i prowadzenia dalszego kontaktu w sprawie, której dotyczy korespondencja,
3. podjęcia czynności zmierzających do zawarcie umowy o ile jest ona przedmiotem korespondencji,
4. dokumentowania przebiegu sprawy,
5. realizacji obowiązków kancelaryjnych i archiwalnych,
6. realizacji zadań publicznych Administratora, w tym zadań związanych z publiczną służbą krwi, jeżeli korespondencja dotyczy tego zakresu działalności.

Podstawą prawną przetwarzania danych

1. 6 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków związanych z prowadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji, realizacją procedury dostępu do informacji publicznej;
2. 6 ust. 1 lit. e RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi w szczególności obowiązków związanych z ewidencjonowaniem korespondencji, udzielaniem odpowiedzi, zawieraniem umów z kontrahentami będącymi osobami prawnymi itp.;
3. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest związane z zawieraną umową o kontrahentem jest osoba fizyczna;
4. 9 ust. 2 lit. h lub i RODO —jeżeli w korespondencji zostaną przekazane dane szczególnych kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, a sprawa dotyczy realizacji zadań z zakresu ochrony zdrowia, publicznej służby krwi, bezpieczeństwa zdrowotnego albo jakości i bezpieczeństwa krwi lub jej składników.

Okres przechowywania

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi korespondencji i zakończenia sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów kancelaryjno-archiwalnych, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Odbiorcy danych

Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych mogą być podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy w zakresie np. usług informatycznych, prawnych, archiwizacyjnych, doradczych oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Prawa osób fizycznych

Na zasadach opisanych w RODO, posiada Pani/Pan następujące prawa:

1. dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii (art. 15 RODO);
2. żądania sprostowania swoich danych osobowych (art. 16 RODO);
3. żądania usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. żądania ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych do otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO (art. 21 RODO).

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt z Administratorem na adres mailowy lub listownie na adres siedziby Administratora.

Każda osoba fizyczna posiada również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla udzielenia żądanej odpowiedzi.

Informacja o braku profilowania i przekazywaniu danych poza EOG

Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.